毎年この時期になると、社内イベントなどの一貫として、大人数で忘年会・新年会を開催予定の方もたくさんいらっしゃるかと思います。
300名、500名、1000名様の規模となると、パーティー会場やイベントホール、大型ホール、レンタルホール、セミナー会場などで行われる方が多いと思いますが、その際に多くの方が利用されるのがケータリングサービスです。
幹事経験の豊かな方なら準備から当日の流れまで把握されているので問題ないかと思いますが、幹事初心者の方や大型ホールでの幹事は初めてという方にとっては不安が大きいのではないでしょうか。
そこで今回は、ケータリングを利用して大型ホールで忘年会・新年会を開催する際、ケータリングの準備などはどのような流れになるのか事例を交えてご紹介します。
■人数900名様！大型ホールでのケータリング実例
今回は、東京都千代田区にあるイベントホールで開催された企業様のキックオフイベントを一例としてご紹介します。
人数は900名様と大人数です。
お客様はいつも私たち東京ケータリングスタイルのケータリングをご利用くださるリピーター様ですが、イベントホールで行うのは今回が初めてです。
開催当日までに会場となるイベントホールのスタッフの方にもご参加いただき、事前打ち合わせを入念に行い当日を迎えました。
▼13:30 会場到着・搬入開始(パーティー開始3時間半前)
まずは、900名様分の料理・ドリンク・必要機材の搬入からスタートです。
本日は分刻みのタイムスケジュールになりますので、準備を始める前にスタッフ総勢24名で再度入念に打ち合わせを行いました。
お客様のタイムスケジュールと照らし合わせながら会場レイアウト、お客様の動線、スタッフそれぞれの動き、ドリンクの提供時間、撤収作業の流れなど、事細かに確認します。
みんな、真剣です〜！
▼14:00 準備開始(パーティー開始3時間前)
本日はキックオフとその後のパーティーを同じホールで行うため、キックオフが終わり次第レイアウトの変更をします。
キックオフの時→シアター形式
パーティーの時→パーティー形式
※忘年会・新年会を開催する際も、会議の後に忘年会をする場合や、新年の挨拶を兼ねたキックオフイベント後の新年会にこのようなレイアウト変更をすることができます！
そして、お客様の待ち時間削減のため、レイアウト変更と同時進行で料理・ドリンクのセッティングをそれぞれの担当スタッフが行いました。
▼本日ご用意した料理プラン
上記2種類の組み合わせプランです。
人数が多いパーティーの時は、2つのプランを組み合わせることで料理のバリエーションが増え、最後まで飽きずに楽しむことができます。
また、バリエーションが増えることで料理テーブルも華やかになり、パーティーの盛り上がりのお手伝いができると思います♪
これからの忘年会・新年会シーズンには、旬の食材を使用した冬限定のこちらのプランがオススメです。
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▼16:45 準備完了(パーティー開始15分前)
レイアウト・料理のセッティングが完了し、会場にお客様が入場される前に乾杯用のドリンクを準備します。
乾杯用のドリンクを同じドリンクで統一することで、スムーズなパーティースタートを迎えられます。
▼17:00パーティースタート
お客様が入場されると大きなホールもあっという間に900名様でいっぱいになり、盛大な乾杯のご挨拶でパーティーはスタートしました。
パーティー中には、サンドアートやお笑い芸人によるコントなどのイベントもあり大盛況！
料理もお酒も楽しんでいただけたようで、最後まで大盛り上がりのパーティーでした♪♪
パーティー終了には幹事様より、
「準備から片付け・ゴミの回収まで限られた時間の中で無事こなしていただきありがとうございます。料理もおいしくて、みんな喜んでおりました。またよろしくお願いします。」
と、ありがたいお言葉をいただくことができました。
こちらこそ、いつも私たちのケータリングをご利用いただき誠にありがとうございます。
お客様により一層喜んで頂けるよう努めて参りますので、今後とも東京ケータリングスタイルをよろしくお願い致します。
ホールのレンタル時間内にレイアウトの現状復帰やゴミの撤収などを終わらせて、無事に本日のパーティーは終了しました。
▼まとめ
大型ホールでのケータリングの一連の流れを把握いただけたでしょうか。
とは言っても、パーティーやイベントはお客様それぞれ異なるため、準備の流れはケースバイケースです。
同じ人数でも会場が違えば、流れが変わることもあります。
そのため、幹事に不慣れな方や初めて利用する会場で忘年会・新年会を開催する際など、お悩み・不安があれば大型ホールでのケータリングが経験豊富な私たちにご相談下さい。
東京ケータリングスタイルは、幹事様を全力でお手伝いさせていただきます！
