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急にキックオフイベントの司会進行役を任されて悩んでいる、という方はいらっしゃいませんか。

キックオフは定期的に開催するものではないため、決まったマニュアルもないことが多く、困ってしまいます。

そこで今回は、キックオフの流れと進行役の抑えるべきポイントをご紹介します。

■キックオフの司会の流れ(一例)

1,開会

例：「皆様、本日は大変お忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。定刻になりましたので、キックオフイベントを開催いたします。司会を務めさせていただきますのは、○○です。よろしくお願いいたします。」

2.開会のことば

例：「まずはじめに、○○より、開会の言葉を述べさせていただきます。」

3.後援者代表の挨拶

例：「続きまして、○○様より、ご挨拶を頂きたいと思います。」

4.来賓の紹介、挨拶

例：「本日はお忙しい中駆けつけてくださったご来賓の皆様より、激励の言葉を頂戴したいと思います。○○様、よろしくお願いいたします。」

5.代表の挨拶

例：「それでは、多くの皆様から激励をいただきました○○より、ご挨拶を申し上げます。」

6.閉会のことば

例：「最後に、○○より、締めの挨拶です。」

■進行のポイント

・読み方の確認

挨拶をする人や来賓を紹介する際に、肩書きや役職名、名前の読み方を間違えてしまうと、大変失礼です。必ず、事前に正しい読み方を確認しましょう。

・タイムキープ

時間にメリハリがないと、だらだらとした会になってしまいます。プログラム作成の際に時間配分を決めておき、挨拶を依頼する際には大体の時間を前もって伝えておくと良いでしょう。

時間が押している場合には来賓からの挨拶は割愛するか一言にしてもらうなど、臨機応変な対応が求められます。

・交流の機会を設ける

一大プロジェクトを前に関係者が集うせっかくの機会ですから、交流を深めることで一層士気を高めたいところです。時間や予算が許す範囲内で、懇親会を開くのはいかがでしょうか。

料理はケータリングを頼んでビュッフェ形式の立食懇親会にすれば、食事は取りやすく、立食なので話にも華が咲きやすいです。

会場設営のお手伝いサービスなどもあるため、幹事さんの負担も大幅に削減できてオススメです。

以上、キックオフイベントの流れと進行役の抑えるべきポイントをご紹介いたしました。

参加者への失礼やイベントに滞りがないよう、十分な準備をしておくことと、参加者の交流の場をつくることを意識して進行しましょう。

プロジェクトの目的意識を共有し、勢いづけることができるようなキックオフイベントにするための参考になれば幸いです。

「同窓会の幹事を任されたけれど、何から始めればいいのか分からない。」

そんな風にお悩みの方はいらっしゃいませんか？

厚い信頼があるからこそ任された大役ですから、きっちり果たしたいですよね。

そこで今回は、同窓会の準備の大まかな流れをご紹介いたします。

◆事前準備の流れ

1．スケジュール決め

幹事メンバーが決まったら、まずは開催日時を決定しましょう。帰省シーズンに合わせると、より多くの参加が見込まれます。また、準備期間は4か月以上見ておくことをオススメします。

いつ同窓生に告知し、いつまでに出欠をとるか、打ち合わせはいつ行うかなどのスケジュールを立てておくと、あとで焦らずに済みます。

2．会場や食事の手配

会場は、地元かつ交通の便が良いところを選ぶと多くの人に集まってもらいやすくなります。

人数の規模や、二次会、三次会の流れを考えて会場決めをしましょう。同時に、食事についても検討しておく必要があります。

3．収支計算

会場代や食事代、当日に使用する備品代を考慮して収支計算をしましょう。

万が一のときにも赤字を回避できるように、少し余裕をもった会費を設定するのが一般的です。

4．案内状発送・出欠管理

同窓生のリストを作成し、同窓会の日時・場所・会費等をお知らせしましょう。あまり形式ばらない同窓会であれば、LINE等のSNSを通じて案内し、出欠をとることも最近では増えてきているようです。

ただ、先生に出席をお願いする場合は、書面で送付するのがマナーになるので、注意しましょう。

5．当日準備・運営

会の直前には、機材等の確認を行いましょう。

当日の運営では受付・進行・写真撮影などの仕事があります。幹事メンバーで仕事を回しつつ、皆さんも楽しんでくださいね。

◆会場・食事の決め方

事前準備の中でも、もっとも不安の種になるのが会場や食事の手配ではないでしょうか。

同窓会の醍醐味は、美味しい食事を楽しみながら同窓生と語り合うことにあります。よって、立食形式をとるのが一般的です。食事の質は会の盛り上がりに重要になる一方で、あまりに高額だと参加者が集まらない可能性が高くなってしまいます。

そこで、オススメするのがケータリングです。

ケータリングなら予算やグレードに合わせた質の良い食事を用意することができます。

また、食事面以外でもお手伝いさせていただくので、幹事の方も存分に会を楽しむことができます。

予算別で豊富なプランをご用意しているほか、ご予算やご希望に合わせたカスタマイズも承っております。

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◆まとめ

以上、同窓会の準備の流れをご紹介しました。

東京ケータリングスタイルには、経験豊富なスタッフが揃っているほか、試食や事前打ち合わせなども承っており、初めて幹事をされる方の不安を解消できる体制が整っています！

お気軽にご相談ください！